Reparatietickets
Van "kun je hier even naar kijken" tot betaalde factuur.
Een reparatie begint met een klant die iets op de toonbank legt en eindigt met een bedrag. Alles daartussen — de klacht, de diagnose, het onderdeel, de uren, het bericht dat hij het kan ophalen — hangt aan één kaart.
Gebouwd voor een winkel die er per dag tientallen aanneemt.
Intake
Aannemen terwijl de klant nog voor je staat.
De intake is een wizard van vier stappen. Niet omdat het mooi staat, maar omdat het aan de balie moet kunnen terwijl er iemand achter in de rij wacht.
Klant
Zoeken op naam, telefoonnummer of e-mail. Nieuwe klant? Dan is het één regel, en met de postcodezoeker staat het adres er direct bij.
Wat voor ticket
Reparatie, bestelling, terugbelverzoek of iets anders. Dezelfde kaart, zodat alles wat met die klant speelt bij elkaar staat en niet in vier systemen verdwijnt.
Het toestel of voertuig
Is het er eerder geweest, dan kies je het uit de lijst en heb je de hele geschiedenis erbij. Is het nieuw, dan leg je het één keer vast met serienummer, IMEI of kenteken.
De klacht
In de woorden van de klant, met snelknoppen voor wat je het vaakst hoort. Een foto erbij is één tik, en die blijft aan het ticket hangen als bewijs van hoe het binnenkwam.
Tijdens de reparatie
De bon is de werkplek, niet een afdruk ervan.
Alles wat een monteur doet gebeurt op het ticket: klok starten, diagnose noteren, onderdeel afboeken, foto maken. Daardoor hoeft er achteraf niets verzameld te worden.
- Eén rekenplek voor uren. Tarief, afronding en bedrag worden op de server berekend, of de monteur nu achter de balie staat of op zijn telefoon werkt.
- Statuswijzigingen komen in de tijdlijn. Wie wat wanneer deed, met de notitie erbij — maanden later nog terug te lezen.
- Treffers uit de kennisbank. Kwam dit toestel met deze klacht eerder voorbij, dan staat de oplossing erbij voordat je begint.
- Klantberichten vanaf het ticket. Wat je stuurt blijft eronder staan, dus je hoeft niet in je telefoon te zoeken wat je had toegezegd.
Afsluiten
Klaar melden is afrekenen is boeken.
Eén handeling aan het eind. De uren en onderdelen die al op het ticket staan worden de factuurregels, en die factuur wordt op hetzelfde moment een journaalpost. Er zit geen stap tussen waar iets kan blijven liggen.
Veelgestelde vragen
Wat reparatiezaken als eerste vragen.
Hoe lang duurt het aannemen van een reparatie?
Bij een bekende klant met een bekend toestel is het een kwestie van de klacht kiezen en een richtprijs meegeven. De rest staat er al.
Bij een nieuwe klant met een nieuw toestel leg je die twee één keer vast, en de volgende keer profiteer je daarvan. Dat is het hele punt van de wizard: de tweede reparatie kost minder tijd dan de eerste.
Kan de klant zien hoe het ervoor staat?
Je kunt hem vanaf het ticket berichten, en wat je stuurt blijft eronder staan. Zo weet je bij de volgende vraag precies wat er is afgesproken — ook als een collega het bericht stuurde.
Werkt dit ook voor bestellingen en terugbelverzoeken?
Ja, dat zijn andere soorten op dezelfde kaart. Een klant die belt of zijn onderdeel er al is, en een klant die een reparatie heeft lopen, staan daardoor bij elkaar in plaats van in een schrift en een systeem.
Onze monteurs staan niet achter een computer. Werkt dat?
Daarvoor is de mobiele app. Die doet hetzelfde ticket: klok starten en stoppen, status wijzigen, foto toevoegen, diagnose intypen of scannen. De berekeningen gebeuren op de server, dus de app kan niet uit de pas lopen met wat er op de werkbon staat.
Wat gebeurt er met alle foto's en bonnen?
Die blijven aan het ticket en aan het toestel hangen. Komt hetzelfde apparaat een jaar later terug, dan zie je wat er de vorige keer aan gedaan is — inclusief de foto's van hoe het toen binnenkwam.
Verder lezen
Wat aan het ticket vastzit.
Laat je toonbank eens zien.
Vertel hoe je nu een reparatie aanneemt en waar het spaak loopt. Daar gaat de demo over.